Las revisiones financieras realizadas por muchas organizaciones ponen de relieve una cuestión recurrente: la eficiencia prevista en el diseño de los sistemas ERP no siempre se refleja de forma íntegra en la ejecución diaria de los procesos de negocio. En un contexto de presión sobre los costes operativos y de necesidad de control financiero, las empresas están prestando mayor atención a las herramientas que permiten analizar cómo se desarrollan realmente sus operaciones.
En este escenario, SAP Signavio y la minería de procesos se utilizan como instrumentos para mejorar la visibilidad operativa, identificar ineficiencias y apoyar la toma de decisiones en áreas clave del negocio.
Visibilidad de procesos más allá de la migración técnica
Tradicionalmente, la minería de procesos se ha utilizado como apoyo en iniciativas de transformación tecnológica, especialmente en proyectos de adopción de SAP S/4HANA. No obstante, su aplicación se está extendiendo a contextos donde el objetivo principal no es únicamente la migración de sistemas, sino el análisis continuo del funcionamiento de los procesos.
SAP Signavio permite reconstruir los procesos de negocio a partir de los registros de eventos generados por los sistemas de información. Este enfoque facilita la comparación entre los procesos definidos y su ejecución real, proporcionando información detallada sobre desviaciones, variaciones y comportamientos no previstos.
El análisis de estas diferencias ayuda a identificar situaciones que pueden generar ineficiencias operativas, como duplicidades, retrasos en determinadas fases del proceso o intervenciones manuales recurrentes.
Identificación de cuellos de botella en procesos financieros
La minería de procesos ofrece un nivel de detalle que complementa la información obtenida a través de los informes financieros tradicionales. Al analizar procesos vinculados al flujo de caja, como Procure-to-Pay, las organizaciones pueden identificar puntos de fricción que afectan al rendimiento operativo.
Entre los patrones que suelen detectarse mediante este tipo de análisis se encuentran:
- Retrabajos administrativos, derivados de pasos redundantes o validaciones repetidas.
- Desviaciones de los procedimientos establecidos, que pueden aumentar el riesgo operativo o de cumplimiento.
- Ineficiencias en la gestión del capital circulante, relacionadas con retrasos en cobros, pagos o movimientos de inventario.
Estos hallazgos permiten contextualizar los resultados financieros con información procedente de la ejecución real de los procesos.
De la observación al seguimiento continuo de procesos
El uso de herramientas de minería de procesos no se limita al análisis retrospectivo. En combinación con los sistemas de ejecución, SAP Signavio puede utilizarse para definir indicadores, establecer umbrales y realizar un seguimiento continuo de determinados procesos.
Este enfoque facilita la detección temprana de desviaciones relevantes y proporciona información que puede ser utilizada por los responsables de negocio y de IT para evaluar posibles acciones correctivas, de acuerdo con los procedimientos internos de la organización.
La minería de procesos como apoyo a la gestión operativa y financiera
La minería de procesos se está consolidando como una herramienta de apoyo a la gestión operativa y financiera, al proporcionar visibilidad detallada sobre cómo se ejecutan los procesos en la práctica. Su aportación no se limita al ámbito tecnológico, sino que puede contribuir al análisis de costes, al control operativo y a la mejora continua de los procesos.
En organizaciones con estructuras complejas, disponer de información basada en la ejecución real de los procesos permite identificar áreas de mejora y reducir el impacto de ineficiencias acumuladas a lo largo del tiempo. La capacidad de observar y analizar los procesos de forma sistemática se convierte así en un elemento relevante para la gestión y el control organizativo.
